Il est interdit, pour un organisme français, d’exiger une copie certifié conforme. Les services administratifs, les mairies et les entreprises ne peuvent plus, dans leurs demandes, exiger la production d’une copie certifiée conforme à l’original d’un document administratif. La production d’une photocopie simple du document original, dès lors qu’il est lisible, doit être acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, ces administrations ou autres organismes peuvent demander, de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la production de l’original.

La certification conforme des photocopies de documents administratifs destinés à des administrations étrangères demeure possible. Dans ce cas, c’est la mairie de votre lieu de domicile qui est compétente pour certifier les documents qui lui sont présentés.
Pièces à présenter obligatoirement :

• La demande de l’administration étrangère
• Le document à certifier (original et copie)
• Un justificatif de domicile récent
• Un titre d’identité
• Un livret de famille

Copies d’actes judiciaires ou authentiques

Les copies d’actes judiciaires (jugements par exemple) ou d’actes authentiques (crédit-bail immobilier par exemple) relèvent de la seule compétence des greffes de tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers par exemple). La Mairie n’est pas compétente.

Fiche pratique

Copie certifiée conforme d'un document délivré par une administration

Vérifié le 11 août 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Devez-vous fournir une copie certifiée conforme d'un document pour une démarche auprès d'une administration ? Une simple copie suffit-elle ? L'administration peut-elle demander de présenter l'original du document ? Quelle est la règle si une administration étrangère vous demande une copie certifiée conforme ? Nous vous indiquons les règles à connaître sur la certification d'une copie d'un document.

• Démarche auprès d'une administration française
• Démarche auprès d'une administration étrangère

• Cas général
• Acte judiciaire ou authentique

Une administration française ne peut pas exiger, pour l'étude de votre dossier, une copie certifiée conforme à l'original d'un document délivré par une autre administration française.

Une simple photocopie lisible du document original doit être acceptée.

Par exemple, une université peut vous demander une copie de votre diplôme du Baccalauréat mais elle ne peut pas exiger que cette copie soit certifiée conforme à l'original.

Toutefois, en cas de doute sur la validité de la photocopie, le service qui étudie votre demande peut vous demander de présenter l'original du document.

Dans ce cas, vous recevez une lettre recommandée avec AR qui vous explique pourquoi vous devez présentez l'original du document.

L'examen de votre demande est suspendue (interrompue) jusqu'à ce que vous présentiez l'original du document.

Certaines copies ou ampliations ne peuvent être délivrées que par les autorités administratives ou judiciaires ou des professionnels du droit.

Pour obtenir la copie d'un jugement, adressez-vous à votre avocat ou au greffe du tribunal qui a prononcé la décision.

Pour obtenir la copie d'un acte authentique établi par un notaire, contactez par écrit le notaire qui a établi l'acte.

 Attention :

Vous risquez des sanctions pénales en cas de fraude ou de tentative de fraude (faux et usage de faux, escroquerie…)

Une administration étrangère peut exiger, pour l'étude de votre dossier, une copie certifiée conforme à l'original d'un document délivré par une administration française.

Par exemple, une université étrangère peut vous demander de fournir une copie certifiée conforme à l'orignal de votre diplôme français.

• Cas général
• À l'étranger

Vous pouvez vous adresser à une mairie, une préfecture ou un notaire.

Avant de faire la démarche, vérifiez si la démarche se fait obligatoirement sur place (avec éventuelle prise de rendez-vous) ou si elle peut se faire par courrier.

Précisez que la copie certifiée conforme est demandée par une administration étrangère.

Où s’adresser ?

Mairie

Préfecture

Notaire

Vous pouvez vous adresser à une ambassade ou à un consulat français à l'étranger.

Avant de faire la démarche, vérifiez si la démarche se fait obligatoirement sur place (avec éventuelle prise de rendez-vous) ou si elle peut se faire par courrier.

Précisez que la copie certifiée conforme est demandée par une administration étrangère.

Des frais peuvent être exigés.

Où s’adresser ?

Ambassade ou consulat français à l'étranger

Textes de référence

• Code des relations entre le public et l'administration : articles R113-10 à R113-11

  Certification conforme à l'original

• Circulaire du 1er octobre 2001 relative à la certification conforme des copies de documents délivrés par l'administration

• Réponse ministérielle du 21 octobre 2004 relative aux services délivrant des copies certifiées conformes

• Réponse ministérielle du 25 mai 2000 relative à la certification conforme de documents écrits en langue étrangère

Questions ? Réponses !

• Qu'est-ce qu'un faux et un usage de faux ?

• Comment obtenir la copie d'un jugement ?

• Peut-on obtenir une copie d'un acte établi par un notaire ?

Et aussi

• Légalisation de documents d'origine étrangère (authentification)

  Papiers - Citoyenneté - Élections

• Légalisation ou apostille d'un document français pour une autorité étrangère

  Papiers - Citoyenneté - Élections

• Légalisation de signature

  Papiers - Citoyenneté - Élections

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